WBS automática do cronograma do MS Project

sexta-feira, 8 de março de 2013

A WBS (Work Breakdown Structure) é a decomposição de um projeto em componentes menores, os produtos de trabalho. Pode ser feita orientada a produto, na qual são detalhados os componentes a serem construídos ou de processo, na qual são detalhadas as atividades a serem executadas no projeto. A EAP (Estrutura Analítica do Projeto, em português) é um diagrama útil na gerência do projeto para visualizar o que deve ser feito de maneira estruturada.

Neste artigo demonstro como criar uma automaticamente em qualquer ferramenta do MS Office (versão 2007 ou superior) a partir do cronograma do MS Project.



A WBS é portanto uma ferramenta importante para dimensionar as tarefas e/ou produtos de trabalho, muitas vezes fazendo parte do Plano do Projeto.
Abaixo um exemplo de WBS de produto:



E aqui um exemplo de WBS de processo:



Embora a WBS de produto seja mais comum e muitas vezes mais interessante para o cliente leigo, a WBS de processo representa melhor o esforço do projeto, pois tarefas que não geram componentes do produto (como de planejamento e homologação entre outras) estão presentes.
Se o nível de detalhamento da WBS de processo descrever o que será elaborado em cada atividade de construção do produto, podemos ter representados “detalhamento dos requisitos do módulo A” e “Codificação do cadastro X”. Assim, podemos incorporar na WBS de processo os componentes do produto.
Por esta vantagem, muitas pessoas consideram interessante a criação da WBS diretamente das atividades previstas no cronograma. Sendo o MS Project uma das ferramentas mais completas populares para a criação de cronogramas, por muito tempo as pessoas se perguntam porque o MS Project não gera uma WBS automaticamente.
Bom, existem plug-ins como o WBS Chart Pro que geram a WBS, existe também um add-in para o Visio, mas tanto o plug-in como o Visio são pagos.
Bom, eu sei que o MS Office também é, mas também é a suíte de escritório mais popular. Pensando nisto investiguei e descobri uma forma de criar a WBS de maneira quase automática a partir das atividades em um cronograma do MS Project.
Em síntese, os passos são:
1. Selecionar e copiar as colunas de descrição de atividades e numeração em níveis.
2. Colar em um editor de textos e substituir a numeração por tabulações correspondentes aos níveis.
3. Copiar o novo formato e colar no SmartArt de “Hierarquia” presente nas ferramentas do MS Office a partir da versão 2007.
A partir de agora começarei um tutorial ilustrado. São bem poucos passos, mas como capturei muitas imagens pra fazer bem detalhado, parece longo. Na realidade o processo é BEM simples e depois de se fazer a primeira vez fica bem natural.
Este é um exemplo de cronograma do MS Project:


Ali podemos ver as atividades sem a numeração em níveis. Para isto é necessário incluir uma nova coluna na visualização padrão na posição correta. Assim, deve-se clicar no título da coluna “Nome da tarefa” para selecioná-la:


No menu “Inserir” há a opção “Coluna...”:


Ao clicar em “Nome do campo”, aparecem várias opções:


A opção a ser selecionada é “Número da Estrutura de Tópicos” (aconselho apertar a tecla “n” para ir para as opções mais próximas da que queremos):


E aí é só apertar OK. Agora precisamos copiar as duas colunas, para selecioná-las, basta clicar no título de uma delas sem soltar o botão do mouse e mover o cursor para a outra coluna (como um drag-n-drop, mas não vamos arrastar nada de lugar):


Ao copiar, teremos o conteúdo que precisamos. Porém, ao colar no Bloco de Notas podemos ver que temos números em níveis em vez de tabulações que é o que precisamos. É importante que as atividades na raiz não tenham tabulação, as do primeiro nível tenham duas, do segundo tenham três e assim por diante. Este efeito pode ser obtido com find/replace e fica mais fácil se utilizarmos expressões regulares. Recomendo utilizar o http://notepad-plus-plus.org/.
Como eu sei que nem todo mundo tem facilidade com expressões regulares, fui bonzinho com vocês e fiz um programinha para fazer a substituição. Basta rodar o programa e o conteúdo da área de transferência será substituído pelo conteúdo corretamente endentado. Basta rodar o Jar ou o arquivo “convert.bat” caso o Jar não esteja associado para executar com a máquina virtual. Fiz compatível com JVM 5 ou superior.
Para baixar o programinha (com código fonte dentro do Jar) clique aqui.

Depois disto é hora de criar a nossa WBS. Os passos que descreverei aqui foram executados no Excel mas podem ser executados no Word (acredito que será a utilização mais comum) ou até no Powerpoint.
Devemos selecionar, no menu “Inserir”, SmartArt:


Em seguida, hierarquia. A representação mais comum é aquela estrutura vertical que selecionei ali no meio. Depois disto é só apertar OK:


No excel poderemos ver a seguinte imagem:


Do lado esquerdo podemos ver uma estrutura de tópicos. É aí que entra o que copiamos e convertemos do MS Project.
Basta apagar todos os tópicos e colar o que temos ou selecionar todos e colar em cima, substituindo-os:


Como resultado final temos:


A janela à esquerda, com a estrutura de tópicos, pode ser fechada e aberta novamente conforme a necessidade. A WBS pode ser copiada e colada até no Paint ou outro software gráfico para ser salva como imagem.
É isto pessoal. Espero que façam bom proveito.

Abraço a todos!

Bookmark and Share

Nenhum comentário:

Postar um comentário

 
addthis_config = { data_ga_tracker: pageTracker }